บริการจัดหมวดหมู่และจัดระเบียบเอกสารสำนักงาน

บริษัท เซอเคิล อินน์ จำกัด (ต่อไปนี้เรียกว่า "บริษัท") ให้ความสำคัญอย่างยิ่งกับการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของท่าน นโยบายฉบับนี้อธิบายถึงวิธีการที่เรารวบรวม ใช้งาน และปกป้องข้อมูลของท่าน

1. การเก็บรวบรวมข้อมูล

เราเก็บรวบรวมข้อมูลพื้นฐานเพื่อใช้ในการติดต่อ ประเมินราคา และเข้าปฏิบัติงานเท่านั้น ได้แก่ ชื่อ-นามสกุล, เบอร์โทรศัพท์, อีเมล, ที่อยู่ของสถานที่ตั้งสำนักงาน และภาพถ่ายพื้นที่ก่อน-หลังการจัดระเบียบ (โดยจะขออนุญาตและไม่ให้ติดข้อมูลสำคัญ)

2. การใช้และการเปิดเผยข้อมูล

ข้อมูลส่วนบุคคลของท่านจะถูกใช้งานภายในทีมงานที่เกี่ยวข้องเท่านั้น เราไม่มีนโยบายนำข้อมูลของท่านไปจำหน่าย แลกเปลี่ยน หรือส่งต่อให้แก่บุคคลที่สามเพื่อวัตถุประสงค์ทางการตลาดโดยเด็ดขาด เว้นแต่จะได้รับความยินยอมจากท่านหรือเป็นไปตามคำสั่งทางกฎหมาย

3. การเข้าถึงเอกสารทางกายภาพ (Physical Documents)

พนักงานทุกคนของบริษัทต้องลงนามในสัญญารักษาความลับ (Non-Disclosure Agreement: NDA) ก่อนเริ่มงาน พนักงานมีหน้าที่เพียงสังเกต "ประเภทและหัวกระดาษเอกสาร" เพื่อการจัดหมวดหมู่เท่านั้น ห้ามมิให้อ่านรายละเอียด บันทึก ถ่ายภาพ หรือนำข้อมูลภายในเอกสารของลูกค้าไปเผยแพร่โดยเด็ดขาด

4. ระยะเวลาการเก็บรักษาข้อมูล

บริษัทจะเก็บรักษาข้อมูลการติดต่อของท่านไว้ในระบบฐานข้อมูลที่ปลอดภัยเป็นระยะเวลา 2 ปี นับจากการใช้บริการครั้งล่าสุด เพื่ออำนวยความสะดวกในการให้บริการครั้งต่อไป หากท่านต้องการให้ลบข้อมูล สามารถแจ้งความประสงค์ได้ตลอดเวลา

ข้อกำหนดและเงื่อนไขเหล่านี้ครอบคลุมการให้บริการจัดระเบียบเอกสารและพื้นที่สำนักงานโดย บริษัท เซอเคิล อินน์ จำกัด การตกลงใช้บริการถือว่าท่านยอมรับเงื่อนไขดังต่อไปนี้

1. ขอบเขตความรับผิดชอบและข้อยกเว้น

เราให้บริการ "จัดระเบียบทางกายภาพ" เท่านั้น บริการของเราไม่ครอบคลุมถึงการตรวจสอบความถูกต้องของเนื้อหา การคำนวณตัวเลข การคัดกรองความสำคัญของข้อมูล หรือการทำลายเอกสาร บริษัทจะไม่รับผิดชอบต่อความผิดพลาดของข้อมูลในเอกสารที่เกิดขึ้นจากการดำเนินธุรกิจของลูกค้า

2. การเตรียมความพร้อมของพื้นที่

ลูกค้าควรจัดเตรียมตู้เอกสาร กล่อง หรือชั้นวางให้เพียงพอต่อปริมาณเอกสาร หากหน้างานมีพื้นที่จัดเก็บไม่เพียงพอ ทีมงานจะดำเนินการจัดระเบียบเท่าที่พื้นที่เอื้ออำนวย หรือลูกค้าสามารถสั่งซื้ออุปกรณ์จัดเก็บเพิ่มเติมผ่านบริษัทได้ (คิดค่าอุปกรณ์ตามจริง)

3. การจัดการทรัพย์สินมีค่า

ลูกค้ามีหน้าที่ในการเก็บรักษาสิ่งของมีค่า เงินสด เครื่องประดับ หรือเอกสารสำคัญระดับสูงสุด (เช่น โฉนดที่ดินตัวจริง, สมุดเงินฝาก, เช็คเงินสด) ไว้ในที่ปลอดภัยและล็อกกุญแจก่อนทีมงานเข้าปฏิบัติงาน บริษัทขอสงวนสิทธิ์ไม่รับผิดชอบต่อการสูญหายของสิ่งของดังกล่าวทุกกรณี

4. สิทธิในการปฏิเสธการให้บริการ

บริษัทสงวนสิทธิ์ในการปฏิเสธการให้บริการหรือยุติการทำงานทันที หากพบว่าสถานที่ปฏิบัติงานมีความเสี่ยงต่อความปลอดภัย สุขอนามัย (เช่น มีสัตว์มีพิษ เชื้อราสะสมรุนแรง) หรือมีสิ่งของผิดกฎหมาย

เนื่องจากลักษณะธุรกิจของเราเป็นการให้บริการด้านแรงงานและเวลา (Service-based) บริษัท เซอเคิล อินน์ จำกัด จึงกำหนดนโยบายการคืนเงินดังต่อไปนี้

1. การยกเลิกและคืนเงินเต็มจำนวน

หากลูกค้าต้องการยกเลิกการนัดหมายและขอรับเงินมัดจำคืนเต็มจำนวน กรุณาแจ้งล่วงหน้าอย่างน้อย 24 ชั่วโมงก่อนถึงเวลานัดหมายเข้าปฏิบัติงาน ผ่านช่องทางโทรศัพท์หรืออีเมลที่ระบุไว้ หากแจ้งล่าช้ากว่าที่กำหนด บริษัทขอสงวนสิทธิ์ในการริบเงินมัดจำเพื่อเป็นค่าเสียเวลาของทีมงาน

2. การแก้ไขงานโดยไม่คิดค่าใช้จ่าย

ความพึงพอใจของลูกค้าคือสิ่งสำคัญ หากในระหว่างการส่งมอบงาน ลูกค้าพบว่าการจัดหมวดหมู่แฟ้มเอกสารไม่เป็นไปตามข้อตกลงเบื้องต้น ทีมงานยินดีดำเนินการแก้ไข จัดเรียง หรือสลับหมวดหมู่ให้ใหม่โดยไม่คิดค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม ภายในวันที่เข้าให้บริการ

3. กรณีที่ไม่มีการคืนเงิน (Non-refundable)

ทางบริษัทขอสงวนสิทธิ์ "ไม่มีการคืนเงินค่าบริการ" ในกรณีดังต่อไปนี้:
- เมื่อทีมงานได้ปฏิบัติงานเสร็จสิ้นและลูกค้าได้ลงนามในเอกสารตรวจรับงาน (Handover Document) เรียบร้อยแล้ว
- กรณีที่ลูกค้าเป็นผู้ให้ข้อมูลประเภทหมวดหมู่เอกสารผิดพลาดเองตั้งแต่ต้น
- บริการส่วนที่คิดค่าใช้จ่ายตามเวลา (Hourly Rate) ที่ได้ใช้เวลาปฏิบัติงานไปแล้ว

รายละเอียดเกี่ยวกับมาตรฐานขั้นตอนการปฏิบัติงานและการส่งมอบพื้นที่หลังการจัดระเบียบของ บริษัท เซอเคิล อินน์ จำกัด

1. การประเมินและการกำหนดระยะเวลาดำเนินการ

ระยะเวลาในการให้บริการจะถูกประเมินและตกลงร่วมกันก่อนเริ่มงาน โดยอ้างอิงจากปริมาณเอกสารและขนาดพื้นที่ (เช่น ครึ่งวันทำการ, 1 วันทำการ, หรือโปรเจกต์ต่อเนื่อง) ทีมงานจะเข้าปฏิบัติงานตรงตามเวลาที่นัดหมาย หากมีเหตุสุดวิสัยที่ทำให้เกิดความล่าช้า บริษัทจะแจ้งให้ลูกค้าทราบล่วงหน้าทันที

2. มาตรฐานกระบวนการส่งมอบงาน (Handover Process)

เมื่อดำเนินการจัดระเบียบและติดป้ายกำกับแฟ้มเอกสารแล้วเสร็จ หัวหน้าทีมปฏิบัติการจะเชิญตัวแทนของลูกค้าเพื่อเดินตรวจสอบพื้นที่ (Walkthrough) โดยมีขั้นตอนดังนี้:
- อธิบายโครงสร้างและระบบหมวดหมู่เอกสารที่จัดทำขึ้นใหม่
- สาธิตวิธีการค้นหาและเก็บเอกสารกลับเข้าที่ เพื่อให้ลูกค้าสามารถรักษาระบบการจัดเก็บได้อย่างยั่งยืน
- ตรวจสอบความสะอาดเรียบร้อยของพื้นที่โต๊ะทำงานและตู้เอกสาร

3. การลงนามรับมอบผลงาน

การส่งมอบงานจะถือว่าสมบูรณ์ เมื่อตัวแทนของลูกค้าได้ตรวจสอบความพึงพอใจและลงนามใน "เอกสารตรวจรับและส่งมอบผลงาน" (Handover Document) หลังจากขั้นตอนนี้ หากลูกค้าต้องการให้เข้าไปจัดระเบียบเพิ่มเติม จะถือเป็นการเปิดใบสั่งงาน (Work Order) รอบใหม่